Erinnerung an GDPR-E-Mails: Wie Sie die Regeln befolgen

Mehr als die Hälfte aller weltweit verschickten E-Mails sind eine Form von Marketing. Es handelt sich also um einen riesigen Markt, der bisher weitgehend unreguliert war. Seit dem 25. Mai 2018 gilt für E-Mails die Datenschutzverordnung, die für alle Länder der EU gilt. Sie trägt den Namen GDPR (General Data Protection Regulation) und bedeutet, dass Behörden, Unternehmen und Organisationen eine Reihe von Regeln für GDPR-E-Mails befolgen müssen – andernfalls riskieren sie hohe Geldstrafen.

GDPR zielt darauf ab, den Schutz des Einzelnen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu stärken. GDPR-E-Mails dürfen an niemanden verschickt werden, der sie nicht vorher genehmigt hat. Dies betrifft nicht zuletzt E-Mail-Marketing. Rule bietet die Funktionen und Lösungen für Unternehmen und Organisationen, die in der Lage sein wollen Newsletter versenden die gemäß der GDPR genehmigt sind.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, was Sie wissen müssen, um Ihr Unternehmen in E-Mails zu vermarkten, die gemäß der GDPR erlaubt sind.

Wie funktioniert der Versand von Newslettern mit GDPR?

Newsletters fallen ebenfalls unter die GDPR. Ein genehmigter GDPR-Newsletter oder eine E-Mail darf nur an diejenigen versandt werden, die zuvor ihre Zustimmung gegeben haben. Es muss also laut GDPR eine Einwilligung vorliegen, damit Newsletter überhaupt verschickt werden können. Dies gilt für Newsletter, die als Marketing zu betrachten sind und Informationen über Dienstleistungen und Produkte enthalten. Weitere Anforderungen für GDPR-zugelassene Newsletter sind, dass es einfach und kostenlos möglich sein muss, den Newsletter abzubestellen und dass klar sein muss, wer der Absender ist.

GDPR e-Commerce

Die DSGVO wirkt sich unter anderem darauf aus, wie ein Unternehmen mit seinen Kunden interagieren kann, welche Informationen das Unternehmen über sie in seinen Registern haben darf und welche Tools zur Sammlung von Informationen über Einzelpersonen verwendet werden dürfen. Heutzutage ist es möglich, mit Tools, die personalisiertes Marketing und Informationen ermöglichen, Daten über Einzelpersonen zu sammeln. Es ist jedoch wichtig, dass diese Tools Informationen auf eine Art und Weise sammeln, die im Sinne der Datenschutzgrundverordnung in Ordnung ist.

GDPR-E-Mails sind ein wichtiger Teil des Ganzen, aber es gibt noch mehr, mit dem sich jeder vertraut machen muss, der im E-Commerce tätig ist. Mit der von Rule bereitgestellten Plattform wird es einfacher sein, die GDPR beim Versand von E-Mails und anderen Aktivitäten, die unter die neue Datenschutzverordnung fallen, zu befolgen.

GDPR B2B-Newsletter

Auch Unternehmen, die hauptsächlich oder ausschließlich B2B-Aktivitäten betreiben, sind von der DSGVO betroffen, allerdings nicht in gleichem Maße. Alle E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, sind von der GDPR betroffen. Gehaltsbeschreibungen sind ein Beispiel für ein Dokument, das nicht als E-Mail verschickt werden darf, wenn es nicht verschlüsselt ist. Auch Geschäftskontakte müssen in Übereinstimmung mit der GDPR verarbeitet werden, wenn Sie beispielsweise E-Mails versenden und in Registern eintragen.

Eine Person mit einem eigenen Unternehmen ist genauso geschützt wie eine Privatperson ohne Unternehmen, auch wenn die Sozialversicherungsnummer auch das Unternehmen identifiziert. Man kann sagen, dass die Datenschutz-Grundverordnung einen Schutz für Einzelpersonen und nicht für Unternehmen darstellt, aber die Einzelpersonen, die für ein Unternehmen innerhalb der EU arbeiten, fallen ebenfalls unter die aktuelle Datenschutzverordnung.

Wie werden personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO definiert?

Vereinfacht kann man sagen, dass E-Mails gemäß der DSGVO auf einer Einwilligung beruhen müssen und dass personenbezogene Daten mit größtmöglichem Respekt behandelt werden müssen. Was gilt dann als personenbezogene Daten? Das ist natürlich eine wichtige Frage in diesem Zusammenhang. Die Antwort lautet, dass alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen und zur Identifizierung dieser Person beitragen können, als personenbezogene Daten gelten. Das können Kontaktinformationen, eine IP-Adresse, ein Kfz-Kennzeichen, Fotos und natürlich Ausweisdokumente sein. Informationen über die ethnische Zugehörigkeit oder die soziale Identität einer Person sowie medizinische Informationen, die zur Identifizierung verwendet werden können, müssen ebenfalls auf der Grundlage der Regeln der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet werden.

Tipps für den Umgang mit E-Mails gemäß GDPR

Ein Unternehmen oder eine Organisation muss einen Plan entwickeln, wie E-Mails und Newsletter gehandhabt werden sollen, damit sie der DSGVO entsprechen. Dies kann in Form von Grundsatzdokumenten und konkreten Anweisungen geschehen, auf die jeder Zugriff hat und die bei Bedarf aktualisiert werden. Mit der GDPR werden neue Anforderungen an die Gestaltung von E-Mails und Newslettern sowie an die Sortierung und Speicherung eingehender E-Mails gestellt. In größeren Unternehmen sollten Sie hier einen kollektiven Ansatz verfolgen und nicht erwarten, dass alle Mitarbeiter selbst lernen, was die Änderungen bedeuten. Sie sollten auch darauf achten, dass die Regeln der Datenschutzgrundverordnung tatsächlich angewendet werden.

Haben Sie E-Mail-Listen mit Empfängern, die der Liste vor dem 25. Mai 2018 beigetreten sind, als die DSGVO in Kraft trat? Dann ist es eine gute Idee, den Empfänger um die Zustimmung zu bitten, Ihre E-Mails weiterhin zu erhalten. Eine vernünftige Auslegung der Datenschutzverordnung besagt jedoch, dass Empfänger von Newslettern und E-Mails, die zuvor ihre Zustimmung gegeben haben, dies nicht erneut tun müssen, solange sie die Möglichkeit hatten, sich abzumelden. Wenn Ihr Unternehmen eine E-Mail-Liste gekauft hat, können Sie davon ausgehen, dass Sie die Zustimmung aller Empfänger benötigen, wenn Sie weiterhin Informationen über sie verarbeiten möchten. Einige Unternehmen löschen ihre gesamte Datenbank, um sie auf der Grundlage der DSGVO neu zu erstellen, aber das ist nicht notwendig.

Neben der Einholung der Zustimmung zu E-Mails müssen Sie möglicherweise auch die Informationen, die Sie über die Empfänger Ihrer E-Mails speichern, überarbeiten, damit die Datenschutzverordnung eingehalten wird. Die Informationen müssen für die von Ihnen betriebenen Geschäfte wichtig sein.

GDPR verbietet kein E-Mail-Marketing

Obwohl die GDPR bedeutet, dass E-Mails bestimmte Regeln einhalten müssen, ist dies kein völliges Verbot von E-Mail-Marketing. Die Kommunikation mit den Leads des Unternehmens ist nicht so sehr betroffen. Hier geht es um eine Gruppe, die sich aktiv für eine Interaktion mit dem Unternehmen entschieden hat. Für „Interessenten“, d.h. Personen, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie ein Interesse an Ihrem Angebot haben, die aber nicht zugestimmt haben, dass Sie sie kontaktieren, gelten jedoch neue Regeln. Diese Vermutung ist kein ausreichender Grund, um eine Person zum Empfänger von E-Mails zu machen.

Wie man die Zustimmung für E-Mails gemäß GDPR einholt

Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behalten, was als Zustimmung gilt. Dies wird durch die DSGVO geregelt und Methoden zur Einholung der Zustimmung, die in der Vergangenheit verwendet wurden, sind heute nicht immer zulässig. Es reicht nicht aus, in einem kleinen Absatz über die Einwilligung zu informieren. Der Empfänger muss dem Versand einer E-Mail durch ein aktives Dokument zugestimmt haben. Ein vorausgefülltes Kontrollkästchen in einem Formular gilt in diesem Zusammenhang nicht als aktives Dokument.

Google Mail GDPR

Google Mail ist der weltweit größte E-Mail-Dienst mit fast zwei Milliarden Nutzern im Jahr 2021. Google hat einige Funktionen integriert, die die Einhaltung der GDPR erleichtern. So ist es zum Beispiel möglich, potenziell sensible Informationen über einen Link in einer E-Mail zu versenden. Die Informationen werden dann nach einer bestimmten Zeit vernichtet. Dadurch wird das Risiko verringert, dass sensible Daten aufgrund eines Fehlers gespeichert werden. Wir bei Rule gestalten unsere Dienste auch so, dass Sie Newsletter und E-Mails auf der Grundlage der Bestimmungen der GDPR so einfach wie möglich versenden können.

Werden Sie zum Gewinner in einer Ära des zustimmungsbasierten Marketings

Natürlich hatte es Vorteile, Newsletter und E-Mails an Tausende von Empfängern aus Registern zu versenden, die ohne Anforderungen an das, was oder wer registriert war, zusammengestellt wurden. Aber ehrlich gesagt ist die Öffnungsfrequenz bei dieser Art von Mailing gering. Es gibt viel effektivere Wege, Ihre Zielgruppe zu erreichen als über Massenmails an Empfänger auf E-Mail-Listen, die Sie vielleicht nicht selbst zusammengestellt, sondern von jemandem gekauft haben, der auf dubiose Weise an E-Mail-Adressen gekommen ist.

Heute sind Segmentierung und datengesteuertes Marketing gefragt. E-Mails sollten nicht nur gemäß der Datenschutzgrundverordnung genehmigt werden, sondern auch Inhalte enthalten, die für Ihre Empfänger relevant sind. Massenmails bleiben in der Regel in Spam-Filtern hängen und können sehr ärgerlich sein, wenn dies nicht der Fall ist. Ein Newsletter oder eine E-Mail mit personalisierten Angeboten hingegen schafft sowohl für den Empfänger als auch für das Unternehmen, das sie verschickt hat, einen Mehrwert.

Wussten Sie, dass Rule eine GDPR-konforme Plattform ist, auf der alle Kundendaten gesichert sind? Wenn Sie unsere Plattform für Marketing und Kommunikation nutzen, können Sie Ihr E-Mail-Marketing auf die nächste Stufe heben. Versenden Sie interessante Newsletter sowie gute Angebote und keinen Spam!